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如何有效地进行供应链组织内外的沟通?
文章来源:中国丙纶网 - 中国纤维网旗下网站   添加人:service4   添加时间:2020-11-27

今年的市场行情就像是跌宕起伏的电视剧,在疫情刚爆发的那阵子,没人能预料接下来的市场走势会是怎样,是断崖似的下滑,还是V型反弹,任何人都不敢打包票。

在充满大量不确定性的情况下,采用保守的经营策略总是没错的。该投资的项目缓一缓,该扩张的产能停一停,等形势明朗了再说。事实上经济恢复的速度很快,中国第三季度GDP同比增长4.9%,很多行业都已经恢复正常,甚至是超过了3月份时做的全年预测。

订单来的太多太快,制造商还没有做好准备,难免要手忙脚乱,这时候沟通就显得尤为重要了。

首先是与客户的沟通,要及时回复确认订单交付的时间和数量。更重要的沟通在企业内部,对接客户的销售客服要起到很好的沟通桥梁作用,把重要的需求信息准确地传递给内部各职能部门,包括生产、采购、物流等。

如何做好供应链组织内外的沟通?这里有四个关键点供大家参考。


做好及时沟通
及时沟通是为了减少可能的损失,换句话说,就是避免一些不受欢迎的惊喜。不管是好消息、坏消息,都需要及时通报。

以前我在工厂做供应链经理的时候,就经常和我的团队讲,有任何的问题,都要及时告诉我。特别是他们搞不定的事情,千万不要藏着掖着,比如供应商不肯按时送货,造成生产停线,或者是送货去客户的卡车出了车祸,不能及时赶到等等。

为什么要强调这点?人总是习惯报喜不报忧,怕和领导汇报了坏消息的时候被批评,所以倾向于等一会儿说,最好是把事情都搞定了再和领导汇报。其实有些事和汇报工作的员工压根儿没关系,不是他们的原因造成的,但是他们害怕受到牵连。

可是到最后,当员工发现自己搞不定了,再来找我寻求帮助的时候就会错过最佳处理问题的时机,纯粹把我当成救火队长了。

所以我和团队经常讲,有问题要第一时间举手,要及时沟通,不要留到最后一刻。造成的结果是什么呢?我二部手机晚上睡觉从来不敢关机,连静音都不开,就怕有什么紧急状况。搞得我精神压力非常大,幸好我抗压能力很强,晚上照样睡得着。

我宁可要这样的沟通方式,如果是坏消息,早晚都会来的,早些知道要比晚知道好。

越早知道,解决方法也越多,最后才被通知的时候,挽回的余地已经很小,可能需要付出高昂的代价才能补救,所以我们要做好及时沟通。


建立沟通机制
为了确保有效沟通的执行,我们不仅是要及时沟通,还要一套行之有效的沟通机制。

沟通需要常态化,比如工厂每个月都有月度会议,和全厂员工分享上个月运营的成果,包括安全事故、客诉投诉、销售目标、人事变动等。

供应链也有自己的沟通机制,需求侧有每月的S&OP会议,重点是沟通产品家族层面,在未来18-24个月的需求、库存、产能和财务等信息。

生产制造有每周MPS会议,沟通SKU层面的订单、排产、人员安排和原材料等情况。

细分到每天的执行层面的会议就更多了,包括由上而下的每日例会,生产现场会议等等。不管是哪一个层面的会议,都应该有一套成熟的会议流程:

1.谁主持,需要谁参加?

2.会前需要准备什么输入的资料,会后的输出是什么?

3.会议纪要谁来负责,后续的行动计划如何监督落实?

建立起了沟通机制,才能保证每次会议用时短、效率高。大量重要的信息在定期的沟通会议上被精准地传递到各相关部门。事先准备好的输入信息,让参会者专注于决策讨论,使得会议在高效的节奏下进行,避免了拖拉。


传递正确信息
我们要把正确的需求的信息传递给准确的受众。比如做生产计划的人,他需要的是具体的客户订单信息,你给他一份零售店的最终销售数据,计划员是没有办法使用和处理的。

在做S&OP计划的时候,财务需要的是金额,生产需要的是SKU生产的数量,而销售则是金额和数量都需要。

信息一定要完整地发送给相关人员,信息量不足的话,就会影响到决策的准确性。

对于排生产计划的人来说,他需要知道客户订单、逾期订单、库存、正常运转设备数量、工人人数、原材料到货情况等信息,如果缺少了任何一项,可能都会对准确排产造成影响。

相反地,信息量太大也会扰乱人们做出正确的判断。我们先要把无关信息当做噪音排除掉,然后才能关注到自己想要的信息,每个职能对于信息的要求是各不相同的。

信息最终的目标是为了决策而服务,准确、充分的信息才是有用的,过少或是过量的信息都会给决策者带来干扰。


有效沟通方式
供应链人的工作模式可以很灵活,并不一定要采用坐班制,只要有连接内部网络的VPN和手机就能在任何地点办公。

在疫情初期阶段,居家办公被证明是可行的方案,视频替代了线下会议。但有效沟通的秘诀就在于人与人之间当面的交流,“见面三分亲”,有些话在邮件这种很正式的沟通渠道里不太方便说,而面对面一聊,可能就会起到事半功倍的效果,一下就能把各自的意图准确传递给对方,然后大家取得共识。

我是不抽烟的,但也常会和同事去吸烟区陪吸二手烟,不是我喜欢闻烟草的味道,而是为了了解更多关于生产、质量和采购问题的情况,这些都是和供应链紧密相关的。

我经常在仓库、车间,甚至是研发实验室走走,这是我学习的过程,也增加了我和内部客户沟通的机会,呆坐在电脑前,你能了解到的信息非常有限。

即使我们去拜访客户和供应商,依然会发现维护关系不是很容易的,必须打起十二万分的精神,才能确保彼此准确地理解了对方的想法和要求。远程会议终究无法代替面对面交流。

要做好有效沟通不容易,更难的是持之以恒,在日常工作中要时刻提醒伙伴、提醒自己。特别是在疫情影响下的远程工作模式,让供应链的沟通变得更难了。及时把准确的信息,用正确的方式,传递给正确的人,这是我们长期要做好的事情。

 
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